Le FPR est un outil de travail des gendarmes, policiers, agents des douanes et agents de la cellule de renseignement financier nationale.

Il facilite la recherche, la surveillance ou le contrôle de certaines personnes, à la suite d'une décision du juge ou à la demande des autorités judiciaires, militaires ou administratives.

Le fichier est organisé en plusieurs catégories.

Chaque catégorie regroupe les personnes inscrites au FPR pour un même motif.

Par exemple, le fichier S regroupe les personnes inscrites au FPR pour empêcher une menace grave pour la sécurité publique ou la sûreté de l'État si des informations ont été recueillies sur elles.

Certaines décisions du juge entraînent l'inscription au FPR.

L'administration peut demander l'inscription au FPR dans certaines situations.

Une personne peut également être inscrite au FPR si elle est recherchée dans le cadre d'une enquête de police judiciaire.

• Identité : nom et prénoms, date et lieu de naissance, filiation, autres identités connues, sexe, nationalité
• Description et photo
• Motif de la recherche
• Conduite à tenir en cas de découverte

Les personnes suivantes, individuellement désignés et spécialement habilités, peuvent consulter le FPR, de manière plus ou moins étendue :

• Agent de la police nationale
• Militaire de la gendarmerie nationale
• Agents des douanes
• Agent du ministère de l'intérieur, des préfectures et sous-préfectures
• Agent du ministère des affaires étrangères
• Agent du Conseil national des activités privées de sécurité
• Agent de l'Unité Information Passagers
• Agent de la cellule de renseignement financier nationale
• Agent du service national des enquêtes administratives de sécurité
• Agent du Commandement spécialisé pour la sécurité nucléaire

Les informations enregistrées dans le FPR sont communiquées aux personnes et services suivants, uniquement dans le cadre de leurs attributions et sous conditions :

• Autorité judiciaire
• Organisme de coopération internationale en matière de police judiciaire
• Service de police étranger
• Agent de police municipale
• Agent du service du Fijais
• Agent du service du Fijait
• Agent des services spécialisés de renseignement du ministère de la défense

Selon le motif de l'inscription au FPR, l'accès aux informations personnelles se fait directement auprès du ministère de l'intérieur (direction centrale de la police judiciaire), ou indirectement via la Cnil.

Exemples :

• L'accès est direct si l'inscription est liée à une invalidation du permis de conduire pour solde de points nul.
• L'accès est indirect si l'inscription est liée à une menace pour l'ordre public ou la sûreté de l'État. Dans ce cas, les informations personnelles sont communiquées sous réserve de l'accord du ministère de l'intérieur.